Es gibt Trainingsinstitute, bei denen sich im Laufe der Zeit immer mehr Aufgaben angesammelt haben:

Da ist das Social Media, das regelmäßig erledigt werden muss, Trainingsvideos sollten dringend bearbeitet werden und die Seminarausschreibung ist immer noch nicht fertig. Und jetzt ruft auch noch ein ehemaliger Teilnehmer an und fragt nach der Teilnahmebescheinigung.

Ach ja: Hat eigentlich jemand die neuen Coachingtermine für die Firma XYZ schon bestätigt und den Raum dafür gebucht? Nein? Oh!

Szenen, wie sie jeder sicherlich kennt. Was ich auch beobachte ist, dass ganz viele Institutsleiter noch alle Aufgaben per Mail delegieren. Irgendwann jedoch merken sie sehr schnell, dass alles immer chaotischer wird und wichtige Aufgaben nicht oder verspätet erledigt werden. Und dann wundern sie sich, wenn enttäuschte Klienten keine Folgeaufträge buchen.

Spätestens dann müssen Aufgaben systematisch verteilt und kontrolliert werden.

Und natürlich soll solch ein System

• Flexibel handhabbar sein
• Ãœber eine App verfügen
• Leicht zu bedienen sein
• Den Workflow unterstützen
• Rückmeldungen geben können
• Cloudbasiert sein
• Auf allen Computersystemen laufen

Wichtig ist die sehr leichte Bedienbarkeit von solch einem Workflow Management System, weil es sonst nicht konsequent angewendet und umgesetzt wird.

Was auch häufig passiert: Aufgaben werden doppelt erledigt, weil eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation nicht vorhanden ist. Solche Daten müssen zentral gespeichert und sofort nach Erledigung gekennzeichnet werden.

Auch ein Problem, das gerade größere Trainingsinstitute betrifft: Ein Kunde hat mit Mitarbeiter A über ein Seminar gesprochen und will nun weitere Details wissen oder gar buchen. Dieser Mitarbeiter ist jedoch gerade nicht erreichbar und so fehlen wichtige Informationen, um den Auftrag an Land zu ziehen. Mit einem zentral verwalteten System kann dies nicht mehr passieren, weil eine Zusammenfassung der letzten Telefonate sofort abrufbar ist. Sie glauben gar nicht, wie viele Aufträge durch solche Fehler schon nicht zustande gekommen sind.

Das betrifft natürlich auch frei buchbare Seminare: Legt man eine zentrale Datenbank aller Teilnehmer an, so kann man bei Rückfragen genaue Auskünfte erteilen. Das gilt besonders für eine aufeinander aufbauende Weiterbildung. so können auch ehemalige Teilnehmer gezielt kontaktiert werden und sie bleiben so in Kontakt mit dem Trainingsinstitut. Dies ist auch interessant für eventuelle Nachzertifizierungen von Verbänden.

Das ist besonders wichtig, weil in der derzeitigen Seminarlandschaft viel über günstigere Preise geworben wird. umso wichtiger ist ein effizientes Kundenmanagement. Perfekte Organisation zahlt sich hier aus. Ich kenne viele Seminarteilnehmer, die ihre billigen Seminargebühren im Nachhinein sehr bereut haben.

Also sorgen Sie dafür, ein solches Management-System zu installieren. Alles wird dadurch einfacher.