Für Coaches, Trainer und Berater stellt sich irgendwann mal die Frage, wie ich all die Daten, Namen und Adressen geschickt verwalte.

Am Anfang ist das noch leicht, dann kommen immer mehr Kontakte dazu und dann ruft jemand an: Ein Herr X von der Firma Y und erzählt begeistert von einem Seminar, das Sie mal gegeben haben. Ach ja, richtig: Das was das Thema .. äh …

Daher habe ich mir mal verschiedene Möglichkeiten angeschaut und stelle die hier nach und nach vor.

Daher habe ich heute im Interview Axel von Leitner. Herr von Leitner ist Gründer und Geschäftsführer von 42he, einem Kölner Software-Anbieter, der sich auf einfache und schlanke Web-Anwendungen spezialisiert hat. Der Grund für dieses Gespräch ist die Kontaktverwaltung CentralStationCRM  – ein Customer-Relationship-Management-System, welches speziell im Weiterbildungs- und Coaching-Umfeld zusehends beliebter wird.

Herr von Leitner, würden Sie uns Ihr Produkt einmal kurz beschreiben?

Von Leitner: Gerne. CentralStationCRM ist ein Online-Kontaktmanagement, also eine webbasierte Software, in der alle Informationen zu einem Kontakt an einem zentralen Ort zusammen fließen (daher auch der Name „Hauptbahnhof“). Das sind einfache Stammdaten wie Name, Adresse und die Kontaktdaten. Das sind aber auch Mails, Notizen, Angebote oder Dateien. Insgesamt ergibt das die gesamte Historie die ein Unternehmen, oder wie in Ihrem Fall ein Coach, mit einem Kunden hat. Wann und wie kam der Kontakt zustande, worüber wurde gesprochen, was wurde vereinbart?

Hinzu kommt ein einfaches Projekt und Aufgabenmanagement. Damit können z.B. Workshops geplant und Termine hinterlegt werden. Wiedervorlagen erinnern mich oder die Kollegen daran bei Interessenten nachzufassen. Ziel ist es Kundenbeziehungen nicht durch Informationen an zehn verschiedenen Orten zum Glückspiel werden zu lassen, sondern sie strukturiert zu pflegen.

Warum richten Sie sich mit Ihrem Angebot gerade an Coaches und Trainer?

Von Leitner: Wir hatten es ehrlich gesagt zu Beginn gar nicht explizit auf den Weiterbildungssektor abgesehen und haben auch diverse Kunden aus ganz anderen Branchen. Wir konzentrierten uns schlicht auf kleine Unternehmen, also Firmen mit weniger als 30 Mitarbeitern. Es stellte sich jedoch heraus, dass sich die Anforderungen, die Coaches an ein CRM-System stellen, stark mit unseren Vorstellungen decken. Sie haben keine IT-Abteilung die großartige Anpassungen und technische Installationen durchführt. Sie kümmern sich um das, was für ihre Arbeit zentral ist, ihre Kunden. Gleichzeitig ist das, was für viele große und produzierende Unternehmen bei einem CRM wichtig ist, beispielsweise eine Warenwirtschaft oder ein umfassendes Controlling, völlig irrelevant.

Eine CRM-Software muss möglichst einfach und intuitiv bedienbar sein und sich reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren. Ohne große Einarbeitung, langes Handbuch lesen oder IT-Know How.

In der Praxis bedeutet das, ein Coach legt etwa für einen Lehrgang alles zentral in einem Projekt an, die Teilnehmer, die Agenda, Schulungsunterlagen, Rechnungen für Seminarräume, etc. Ein einfacher Export der Mailadressen bietet die Möglichkeit allen vielleicht noch untentschlossenen Teilnehmern eine Motivations-Email für eben dieses Seminar zukommen zu lassen. Die Kollegen werden gleichzeitig über den neusten Stand informiert. Wenn man selber mal 14 Tage im Urlaub war reicht ein kurzer Blick ins Projekt und man ist wieder auf dem aktuellen Stand.

Manche meiner Kunden arbeiten in kleineren oder größeren Teams. Ist der gegenseitige Austausch problemlos möglich?

Von Leitner: Absolut, das kollaborative Arbeiten wird durch die Software explizit gefördert und unterstützt. Sowohl technisch, wie auch prozessual. Was bedeutet das: Technisch läuft CentralStationCRM  vollständig webbasiert, das heißt die Team-Mitglieder greifen von jedem Ort in Realtime auf die gleichen Daten zu. Alles was sie dafür benötigen ist ein internetfähiges Endgerät, ganz gleich ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone. Das kommt insbesondere den Coaches unterwegs sehr entgegen.

Prozessual bedeutet, wir haben interne Beobachtungs- oder Benachrichtigungsfunktionen. Dadurch reduzieren wir erheblich den internen CC-Mailverkehr unter Kollegen, da „Beobachter“ automatisch informiert werden, wenn sich bei einem Projekt oder einer bestimmten Person etwas ändert. Gleichzeitig kann man dem Kollegen oder der Kollegin eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum legen, die dieser abhaken oder wiederum auch kommentieren kann. Sie sehen, wir sind Freunde von transparenter Team-Arbeit. Das Modell des rein Bonus-orientierten Einzelkämpfers hat nach unserem Verständnis im Vertrieb lange ausgedient.

Sie sagen Ihr CRM ist webbasiert, läuft CentralStationCRM dann direkt im Browser oder gibt es zusätzlich eine App für iOS oder Android? Gibt es weitere Vorteile außer der gerade beschriebenen orts- und geräteunabhängigen Nutzung? 

Von Leitner: Richtig, CentralStationCRM wird einfach im Webbrowser aufgerufen. Dort loggt man sich, wie man es vielleicht vom Mailanbieter kennt, ein und beginnt zu arbeiten. Darüber hinaus braucht man keinerlei App aus einem der App-Stores. Trotzdem liefern wir natürlich eine für Mobilgeräte optimierte Oberfläche aus. Unser System erkennt automatisch, ob Sie sich über Ihren PC oder Ihr Handy einloggen und passt die Ansicht entsprechend an.

An dieser Stelle wären wir auch bei weiteren Vorteilen. Bei einer webbasierten Lösung wie CentralStationCRM bekommen Sie Software as a Service, das heißt wir kümmern uns um alles, was die Software betrifft: Installationen, Backups, Updates, usw. Das macht es zunächst deutlich günstiger, denn Sie mieten nur was Sie wirklich benötigen und müssen nicht in die eigene IT investieren. Als Team von drei Personen zahlen Sie insgesamt 15 Euro monatlich. Solche Preisstrukturen sind bei lokalen Installationen eigentlich nicht möglich. Zudem ist es für kleine Unternehmen wesentlich sicherer, denn den Sicherheitsstandard, die Redundanz aller Hardware und die laufende Weiterentwicklung kann de facto kaum ein kleines Unternehmen selbst erreichen.

Sicherer? Nicht erst seit den aktuellen Spähprogrammen nähren sich ja die Zweifel an Weblösungen…

Von Leitner: Das stimmt und wir gehen mit dem Thema Sicherheit deshalb sehr sensibel um. Unsere Server, auf denen im Zweifel auch Ihre Kundendaten liegen würden, stehen deshalb ausschließlich in Deutschland. Die Daten selbst werden in beide Richtungen vollständig verschlüsselt gesendet, ähnlich wie man es von Banken kennt. Abgesehen davon sind Ihre Daten in diesen Rechenzentren wesentlich besser gesichert, als auf irgendeinem eigenen Firmen-PC oder Server, der im Keller oder Abstellraum betrieben wird. Wasserschäden, Einbruch, Feuer – all das sind Risiken, auf die moderne Rechenzentren sehr gut vorbereitet sind. Im System selbst bieten wir jederzeit den vollständigen Daten-Export an, so dass der Kunde auch von uns als Anbieter nicht abhängig ist. Wir wollen, dass Kunden bei uns bleiben, weil sie unser Produkt schätzen, nicht weil wir sie in irgendeiner Form dazu drängen.

Danke für das Interview, Herr von Leitner.

Hier noch mal die Links:

http://centralstationcrm.com/tour/CRM-Software-fuer-Trainer-Coaches-und-die-Weiterbildungsbranche

http://42he.com/